Un compte rendu des journées BiblioPat 2013.

L’association BiblioPat a organisé les 14 et 15 novembre 2013 à la BULAC deux journées d’étude sur le thème : « Pratiques personnelles, mémoire professionnelle : de la maîtrise à la transmission ».

Le thème de la transmission des connaissances est assez rarement abordé si ce n’est dans le secteur de l’entreprise¹. Dans le monde des bibliothèques, un contexte professionnel particulier oblige à  réfléchir sur la mémoire des collections et sur la mémoire du travail. Les départs en retraite massifs de bibliothécaires demeurés longtemps en poste demandent à mettre en place des solutions de continuité, les nombreux déménagements de bibliothèques liés aux réhabilitations² ou à la construction de bâtiments neufs constituent des périodes à risque pour les collections (changement de l’organisation des collections, chantiers nombreux de préparation au déménagement, rassemblement ou au contraire dispersion des collections…) et des moments susceptibles de créer le flou néfaste à la transmission du patrimoine et à sa compréhension. Les bouleversements profonds des outils de traitement des collections passant du papier à l’informatique, des fiches aux catalogues informatisés peuvent provoquer des pertes de mémoire dans une institution sans parler des très nombreux programmes de conversion rétrospective³ de ces trente dernières années qu’il est absolument nécessaire de documenter pour que les professionnels qui viennent après puissent s’y retrouver. Comment assurer la continuité des connaissances nécessaires à la gestion et la valorisation des collections ? Que doit-on transmettre et comment le faire ? La maîtrise des collections peut-elle être transmissible ? Peut-elle être exprimée, consignée, formalisée, ou est-elle trop subjective, trop liée à une culture et à une personnalité individuelle ?

Ces deux journées réalisées par l’Association BiblioPat, réunissant une centaine de personnes, ont permis de poser les termes d’un sujet très complexe aux multiples ramifications qui va bien au-delà même de l’histoire des collections et des bibliothèques⁴. Les multiples références citées et la présentation très concrète de quelques expériences ont permis aux participants de repartir dans leurs institutions munis de nombreuses pistes de réflexion et de travail⁵.

La cadre réglementaire

La première demi-journée était consacrée au cadre réglementaire. Les archives d’une institution sont les premières sources de mémoire d’un service : qu’en est-il des archives des bibliothèques ? Comment organiser l’archivage des dossiers produits ? La table ronde modérée par Dominique Coq a permis de croiser l’expérience menée au Havre et à la bibliothèque Sainte-Geneviève, François Giustiniani, directeur des Archives départementales,  Hautes-Pyrénées, archiviste invité chez les bibliothécaires, rappelant à chaque instant les textes législatifs et réglementaires relatifs au traitement des archives.

Dominique Rouet, conservateur chargé de la conservation et de la valorisation à la bibliothèque municipale classée du Havre, a cité quelques recommandations liées à la transmission présentes dans la Charte de la conservation dans les bibliothèques publiée en 2013⁶. Ainsi l’article 43 :

« Outre la tenue ordinaire de l’inventaire, il est recommandé, lors de toute passation de service, d’établir une liste des documents, objets ou fonds rares, précieux ou auxquels on a conféré un statut de conservation prioritaire. Cette liste sera conjointement ratifiée par le conservateur et par son successeur. »

Les articles 32 à 34 recommandent la création d’un dossier documentaire sur les collections et sur le bâtiment ; ces dossiers doivent être signalés dans la catalogue.

« La conception et l’histoire de la bibliothèque, son architecture, ses matériaux de construction, d’infrastructure, d’aménagement, d’équipement et de conservation ainsi que les caractères de son site doivent faire l’objet d’un dossier documentaire, y compris dans le cas de bibliothèques anciennes. Leurs caractéristiques en situation de sinistre doivent y être mentionnées. » (Art. 32)

Enfin, la question du plan de conservation (partie de la politique documentaire) est abordée à l’article 14 :

« Le plan de conservation est le programme qui, au sein du projet général de la bibliothèque, formalise, pour une période donnée, la politique de conservation de l’établissement et en organise les actions. Il se fonde sur l’inspection de l’environnement, des bâtiments, des locaux et des équipements, sur l’analyse des collections et de leur état, sur l’examen des modalités et des conditions techniques de leur conservation ainsi que sur l’historique de ces divers éléments. Son évaluation annuelle est intégrée au rapport d’activité. »

Les recommandations de la Charte de la conservation dans les bibliothèques peuvent être lues à la lumière du Code général de la propriété des personnes publiques revu en 2006 qui établit la patrimonialisation comme un choix à déterminer sur critères  : « font partie du domaine public mobilier de la personne publique propriétaire les biens présentant un intérêt public du point de vue de l’histoire, de l’art, de l’archéologie, de la science ou de la technique, notamment : (…) 10º Les collections de documents anciens, rares ou précieux des bibliothèques. » (article L 2112-1).

Enfin le rapport Collinet (2005) « Ethique de la conservation et de l’enrichissement du patrimoine culturel »⁷ s’intéresse à ces questions de transmission en préconisant de procéder à un récolement intégral et d’établir une liste des documents précieux importants à passer de responsable à responsable.

Marie-Claude Pasquet a rappelé par quelques histoires vécues combien la mémoire professionnelle était fragile dans les bibliothèques et les réflexes liés à une formation et/ou à une expérience, devenue expertise, difficiles à transmettre et combien la non-transmission des connaissances pouvaient peser sur les collections⁸.

Marion Chaigne⁹ de la bibliothèque municipale de Nantes a relaté le projet de création d’un service d’archives à la bibliothèque Sainte-Geneviève à partir de 2006 et la mise en place dans les années suivantes de procédures pour le versement et d’un tableau de gestion¹⁰ des archives qui reprend l’ensemble des documents produits, leur forme, la durée de conservation et le sort final. Après plusieurs années de réflexion et de travail, les archives sont signalées dans Calames.

Que disent les textes et que dit l’archiviste ?

François Giustiniani a rappelé la définition donnée dans le Livre II du Code du patrimoine à l’article L211-1) : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » et l’article 211-2 : « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » Les services d’archives travaillent dans deux optiques : l’utilisation professionnelle (« besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques et morales, publiques ou privées » et la communication au public (« documentation historique de la recherche »).
Ces archives publiques ne doivent donc pas se trouver dans les bibliothèques et doivent être confiées à un service d’archives au-delà de la durée d’utilité administrative (DUA).

Autre rappel : Le décret du 10 juillet 1936 rend obligatoire le versement aux Archives des « dossiers, registres et pièces reconnus inutiles pour les ministères, administrations, services et établissements de l’Etat » et interdit la destruction de tout document par une administration ou un établissement de l’État sans le visa de la direction des Archives (visa d’élimination) (voir aussi article L214-3 du Code du patrimoine).

À condition d’être clairement identifiées, les archives sont rarement en danger de destruction dans les bibliothèques, tant les bibliothécaires ont du mal à pratiquer une politique d’élimination. Certains documents, comme les catalogues et les inventaires, gardent une utilité réelle dans la gestion des collections pendant très longtemps (Durée d’usage administratif DUA). Tout est affaire de mesure. Toutes les interventions ont montré que la gestion des archives relevait d’une politique d’établissement. Bibliothécaires et archivistes ont à mener une réflexion d’ensemble qui peut aboutir dans un premier temps à l’établissement d’un tableau de gestion avant de passer à l’étape du versement.

Études de cas et points de vue

La deuxième table ronde animée par Mireille Pastoureau, directrice de la bibliothèque de l’Institut de France a présenté des études de cas assez variées sur cette problématique. Yann Kergunteuil (Bibliothèque municipale de Lyon) a détaillé le projet du « groupe Mémoire » de la BM de Lyon qui vise dans un premier temps à collecter puis à transmettre la mémoire professionnelle. Quels outils la BM développe-t-elle pour assurer la transmission des connaissances nécessaires à la gestion et à la valorisation des fonds ?

Depuis 2010, la BML mène des entretiens auprès des cadres et des personnels techniques des bibliothèques, des élus, syndicalistes et de quelques érudits locaux, selon une trame qui permet de faire apparaître les évolutions du métier au travers de témoignages professionnels et personnels (Votre 1^er jour, le bâtiment, les équipes, les collections, les publics, les relations avec la Ville, votre meilleur souvenir, quand avez-vous quitté la BM ? Comment voyez-vous l’avenir des bibliothèques ?). L’objectif est de produire des archives signifiantes et de réduire, si possible, la part de l’intransmissible et l’intransmis. L’entretien permet d’aller au-delà du factuel : quelles conditions de travail ? Quelle atmosphère ? Quel ressenti ? La trame de l’entretien permet toujours de revenir de l’anecdotique au factuel.
Les outils de médiation choisis sont de trois types : l’écrit, l’audio et la vidéo, les deux derniers médias nécessitant des temps de traitement longs et de possibles difficultés d’indexation.

Jocelyne Deschaux, directrice du réseau des médiathèques de l’Albigeois, a évoqué le projet d’une  « capitalisation de l’expérience et des connaissances » d’une bibliothécaire travaillant depuis près de 40 ans à la Bibliothèque d’étude et de patrimoine un an avant son départ à la retraite. Après une première tentative avortée étant donné les incompréhensions et les réticences du personnel à transmettre les dossiers¹¹, cette question a fait l’objet d’un travail réalisé dans le cadre d’un Master 2 Cultures de l’Écrit et de l’Image à l’enssib en 2012¹². La méthode choisie fut de procéder à des entretiens et de les retranscrire par écrit, de visiter certaines parties des collections, de procéder à l’archivage de courriers de demandes de renseignements papier et électronique, ensuite de rendre utilisable cette collecte par le personnel par l’établissement de fiches de procédures, par la conversion d’un fichier papier des ex-libris armoriés en base de données, le tout rassemblé dans une base interne Wikipat.

Les deux autres interventions de la matinée du 15 novembre ont montré combien les déménagements de collections représentaient des périodes fragiles dans l’histoire d’une institution. La présentation de Jacqueline Diot sur le dépôt de la Collection jésuite des Fontaines¹³ à la bibliothèque municipale de Lyon en 1998-1999 a montré combien la transmission des connaissances était indispensable quand on déménage 500 000 documents (1737 armoires roulantes) et qu’on souhaite les rendre accessibles au public très rapidement.

Enfin le chantier très impressionnant de déménagement des collections devant intégrer la BULAC¹⁴, au moment de l’ouverture en 2011, a été expliqué en détail (Francis Richard, directeur scientifique et responsable de la réserve et Alexandre Asanovic, responsable du Pôle Collections), en particulier l’opération de picking¹⁵ permettant de constituer une réserve (date limite de publication fixée à 1850, avec l’exception de 1918 pour les impressions orientales). Le déménagement rendait difficile de préserver une mémoire dispersée et a aussi contribué à l’oubli en remplaçant certaines pratiques par d’autres, la surcharge de travail faisant passer d’autres priorités devant les projets de collecte de la mémoire.

Mireille Pastoureau préconise le recours aux campagnes photographiques régulières : photographies des lieux et des équipes. Nous regrettons unanimement le déficit de mémoire visuelle pour de nombreux établissements même pour des périodes relativement récentes.

Les outils

Dans quelle mesure les outils mis au point pour l’activité courante (catalogue, plan de cotation) peuvent-ils servir à la transmission sur le long terme ? Sont-ils suffisants, ou des outils spécifiques doivent-ils être définis à destination des collègues suivants ? La table ronde, animée par Juliette Jestaz (Bibliothèque historique de la Ville de Paris) a permis de connaître en premier lieu le projet peu connu du Comité d’histoire de la Bibliothèque nationale de France présenté par Marie-Odile Illiano (Bibliothèque nationale de France). Le Comité d’histoire de la Bibliothèque nationale de France¹⁶ est créé en 1999, motivé en partie par les énormes chantiers de déménagement de la BnF (ouverture du Haut-de-jardin en 1996 et du Rez-de-jardin en 1998). Il inscrit dans ses actions un projet de répertoires des fonds, de bibliographies et d’archives orales : compléter les archives institutionnelles par des archives non institutionnelles et constituer ainsi des matériaux utiles aux historiens. Les entretiens¹⁷ menés ces dernières années et réalisés en audio ont ainsi été présentés. Ils sont consultables en salle P de la BnF dans un état brut quand les interviewés ont donné l’autorisation. Sont-ils appropriés à la transmission professionnelle ? Des question de droits se posent vu l’imbrication étroite entre vie privée et vie professionnelle dans ce type d’entretiens.

La mise en place d’outils de transmissions de mémoire à la Bibliothèque de l’Arsenal (Bnf) a été présentée par Claire Lesage. Des outils spécifiques, sous forme de tableurs illustrés, nourrissent la connaissance et la transmission :

• un répertoire illustré des écritures (graphies) des bibliothécaires (en particulier reconnaissance dans les catalogues annotés)
• un répertoire des marques (cotes en particulier) présentes sur les ouvrages en particulier les cotes sans cachets et identifiables par une longue pratique des collections (la cote peut parfois être le seul élément d’identification : son emplacement, l’écriture…)
• un tableau des estampilles et cachets de l’Arsenal afin d’arriver à dater l’usage de chaque estampille
• un répertoire biographique des bibliothécaires avec un onglet par personne.

Tous les agents de la bibliothèque ont accès à ces fichiers.

Enfin la bibliothèque du ministère des Affaires étrangères (Lionel Chénedé, chef du pôle Fonds ancien) a mis en place un certain nombre d’outils au service de la sauvegarde des collections et de la mémoire :

• DEPOT : un recensement des ouvrages appartenant à la première bibliothèque d’Ancien régime, à partir des 4 marques d’appartenance répertoriées
• SEKESTRE : un recensement des documents entrés par confiscations révolutionnaires
• une base des provenances illustrée avec renvois vers les cotes.

Un guide de la conservation à usage interne a également été constitué ainsi que des « carnets sanitaires » (fiche par document pouvant servir de constat d’état).

Conclusion : la question du records management

Juliette Jestaz conclut ces journées en évoquant la question de la gestion des documents d’activité ou records management¹⁸, question plus vaste dont de nombreux points ont été pourtant abordés lors de ces journées.

Au delà des questions administratives et d’une façon générale, ces journées ont montré que la transmission participe à la construction d’une culture commune et à la structuration d’une identité professionnelle. Dans son introduction, Christelle Quillet, présidente de BiblioPat, rappelait que « le sujet est sensible… chacun se construit progressivement sa propre représentation de soi en tant que professionnel, selon ses savoirs, ses savoir-faire et son savoir-être ». La transmission est aussi une manière de pouvoir transmettre les valeurs de l’institution.

1. Jean-Louis Ermine, « La capitalisation des connaissances comme prévention du risque », dans Archimag, 04/02/2013 <http://www.archimag.com/article/la-capitalisation-des-connaissances-comme-pr%C3%A9vention-du-risque>. Florence Descamps, L’historien, l’archiviste et le magnétophone : de la constitution de la source orale à son exploitation, 2^e éd., Paris, Ministère de l’économie, des finances et de l’industrie, Comité pour l’histoire économique et financière de la France, 2005 (Histoire économique et financière de la France. Sources). [↩]
2. Le site du SCD Poitiers présente une version en ligne de l’exposition consacrée aux 50 ans de la BU Sciences <http://scd.univ-poitiers.fr/culture-et-decouvertes/la-bu-sciences-a-50-ans–946171.kjsp?RH=1358782674056> ; SICD Grenoble, La bibliothèque universitaire Droit-Lettres de Grenoble d’un siècle à l’autre (1873-2013), 14 novembre 2013 – 31 janvier 2014 <http://bibliotheques.upmf-grenoble.fr/actualites/pages-d-histoire-190965.htm?RH=U2SICD2>. [↩]
3. Documenter les strates et décisions prises sur le traitement des données ainsi que les échanges avec les prestataires [↩]
4. Voir à ce sujet : Isabelle Westeel, « La bibliothèque universitaire de Lille : en quête de témoignages et de documents », Insula [En ligne], mis en ligne le 7 juin 2013. URL : <https://insula.univ-lille3.fr/2013/06/la-bibliotheque-universitaire-de-lille-en-quete-de-temoignages-et-documents/>. Consulté le 21 novembre 2013. [↩]
5. Merci beaucoup à Juliette Jestaz pour son concours ayant permis de compléter certains points de ce compte-rendu. La présentation des tables rondes est souvent extraite du programme des Journées. [↩]
6. Charte de la conservation dans les bibliothèques, élaborée sous l’égide du ministère de la Culture et de la communication et du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche, 2013. http://www.patrimoineecrit.culture.gouv.fr/files/conservation_restauration/Charte_de_la_conservation.pdf).), fruit d’un long travail de réflexion des professionnels ((http://www.bnf.fr/documents/lettre_cons_32_art1.pdf [↩]
7. Jean-François Collinet, Hervé-Adrien Metzger, Ethique de la conservation et de l’enrichissement du patrimoine culturel, juillet 2005, p. 26-27 <http://www.culture.gouv.fr/culture/actualites/rapports/collinet/ethique.pdf> ;  <http://www.ladocumentationfrancaise.fr/rapports-publics/064000565/ [↩]
8. Cette table ronde a été l’occasion de rappeler la richesse des introductions du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGM) pour la connaissance des collections. Ces introductions sont directement accessibles à partir du CCFr (Catalogue collectif de France) <http://ccfr.bnf.fr/portailccfr/> Voici la démarche : faire par exemple une recherche sur un manuscrit de la BM de Lille ; dans l’affichage des résultats, on obtient une notice à droite et l’arborescence à gauche ; tout en haut de l’arborescence, on trouve un lien vers « Page de présentation », qui donne un résumé du catalogue, lequel comprend un lien vers l’introduction qui s’affiche dans une nouvelle fenêtre. (Merci à Florent Palluault pour ces informations). [↩]
9. Marion Chaigne, Penser et organiser un service d’archives en bibliothèque : le cas de la bibliothèque Sainte-Geneviève, Mémoire DCB, Villeurbanne, enssib, 2006. [↩]
10. Le tableau de gestion est l’état des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délai d’utilité administrative, délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer. Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, Paris, 2004, p. 262. [↩]
11. Tous les intervenants s’accordent : « un refus est respectable et compréhensible ». Il faut du temps. [↩]
12. Fanellie Curinier, Capitalisation des connaissances : quelle méthode ? ; sous la direction de Dominique Varry,…, Rapport de stage de master en sciences de l’information et des bibliothèques : services documentaires numériques, Villeurbanne, enssib, 2012 [↩]
13. http://www.bm-lyon.fr/decouvrir/collections/fontaines.htm [↩]
14. http://www.bulac.fr/archives/demenager-les-collections/ [↩]
15. http://fr.wikipedia.org/wiki/Pr%C3%A9paration_de_commandes [↩]
16. http://www.bnf.fr/fr/la_bnf/histoire_de_la_bnf/a.comite_histoire.html [↩]
17. Une vingtaine d’entretiens réalisés entre 1999 et 2013 pour une centaine d’heures. Certains entretiens sont signalés dans le catalogue général de la BnF : par exemple Jean Bleton, André Miquel, Albert Labarre (faire une recherche : entretien/comité dhistoire/bnf). [↩]
18. http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/5570 [↩]

Lire aussi sur Insula :

• L’Antiquité en réserve. Livres, collections, bibliothèques, institutions
• Les lieux du livre dans les Hauts-de-France
• Tableau 2016 des Bibliothèques universitaires sur Twitter
• Comprendre IIIF et l’interopérabilité des bibliothèques numériques
• Les bibliothèques entre chien(s) et loup(s)

Citer ce billet